TUTORIAL MICROSOFT PROJECT
Pada Microsoft Project 98 terdapat beberapa kelebihan dibandingkan versinya terdahulu, yang utama adalah tarif upah yang bervariasi, selain tampilan yang cukup berbeda. Langkah pertama yang harus dilakukan sebelum anda memulai proyek, Anda harus mendefinisikan tujuan proyek kemudian menentukan tugas-tugas apa saja yang perlu dulakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Sebuah proyek merupakan urut-urutan kejadian yang didefinisikan dengan baik, dengan awal dan akhir yang bisa dikenali. Begitu pun harus dikenali sumber daya yang digunakan, baik berupa manusia, peralatan ataupun fasilitas khusus yang dibutuhkan selama proyek berlangsung. Atau dengan kata lain kita harus dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut :
Apa tujuan dari proyek Anda ?
Langkah apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan anda ?
Siapa atau apa yang dibutuhkan untuk melakukan setiap langkah ?
Berikut ini adalah pertanyaan tambahan yang harus Anda
pertimbangkan,
Berapa besar biaya proyek tersebut ?
Pengaturan apa yang bisa dilakukan untuk mencapai
rencana ?
Bagaimana kemajuan proyek bisa ditampilkan untuk
memberi tahu yang lain ?
Bagaimana perubahan bisa mempengaruhi rencana ?
MEMULAI MICROSOFT PROJECT
1. Pada Taskbar, klik Start, menu start akan ditampilkan.
2. Pada menu Start, pilih programs, lalu klik Microsoft Project.
3. Jika dialog Welcome To Microsoft Project muncul, klik tombol
Close.
Sebuah file yang kosong akan dibuka pada jendela program
project.
MEMBUKA FILE PROYEK
1. Pada LOOK IN, pastikan lokasi file yang akan Anda buka.
2. Klik dua kali pada nama file yang akan Anda buka.
MENGAKHIRI MICROSOFT PROJECT
1. Apabila Anda telah selesai merencnakan suatu jadual, andan
dapat menyimpannya dengan atau tanpa Baseline, Klik FILE,
SAVE AS, tentukan pada Direktori mana file akan disimpan
pada SAVE IN, dan beri nama file pada kotak FILE NAME.
2. Klik FILE, EXIT, atau klik tanda silang pada pojok kanan atas
layar Anda.
2. MENYUSUN DAFTAR KERJA
Anda selanjutnya akan diarahkan untuk menyusun daftar
pekerjaan, mulai dari memasukkan tanggal mulai proyek hingga
menghubungkan pekerjaan.
MENENTUKAN TANGGAL MULAI PROYEK
1. Aktifkan lembar kerja Microsoft Project, Pada menu PROJECT,
KLIK PROJECT INFORMATION.
2. Ketik tanggal dimulainya Proyek pada kotak START DATE,
kemudian klik OK.
MENYUSUN DAFTAR PEKERJAAN DAN WAKTU DURASI
Setelah menentukan tanggal mulai suatu pekerjaan, selanjutnya
menyusun daftar pekerjaan (task name) seperti contoh berikut:
TASK NAME DURASI
1.Pekerjaan Persiapan 0d
2. pembersihan lokasi 1d
3. membuat gudang 4d
4. pembuatan bouwplank dan ukuran 2d
5. Pekerjaan Pondasi 0d
6. menggali tanah 1w
7. membuat lantai Kerja 4d
8. mengecor pondasi dan sloof 10d
9. Pekerjaan Beton 0d
10. pengecoran kolom 2d
11. pengecoran balok dan lisplang 2d
12. pengecoran tangga 1d
13. Pekerjaan Pemasangan 0d
14. pemasangan bata 45d
15. membuat plesteran 3w
16. mambuat benangan 2w
17. pekerjaan pemasangan selesai 0d
18. Pekerjaan Kusen, Pintu dan Jendela 0d
19. memasang kusen 1w
20. memasang jendela dan pintu 2w
21. Pekerjaan Atap 0d
22. memasang kuda-kuda 2w
23. memasang gording 1w
24. memasang usuk dan reng 1w
25. memasang genteng 1w
26. memasang talang 1w
27. Pekerjaan Plafond 0d
28. memasang rangka 3w
29. memasang penutup triplek 10d
30. memasang list profil 3w
31. pekerjaan atap dan plafond selesai 0d
32. Pekerjaan Lantai 0d
33. memasang keramik dan tegel 3w
34. Pekerjaan Sanitasi 0d
35. membuat saluran talang tegak 2w
36. membuat saluran air kotor dan hujan 2w
37. membuat septic tank 1w
38. membuat tandon 3w
39. memasang kloset bathtub 1w
40. memasang porselen dinding dan lantai 1w
41. memasang avoer 3w
42. Pekerjaan Instalasi 0d
43. instalasi air dan pompa 4d
44. instalasi listrik 3w
45. Pekerjaan cat dan pelitur 0d
46. mengecat dinding 3w
47. mengecat plafond 3w
48. mempelitur kusen dan daun jendela 3w
49. pekerjaan cat dan pelitur selesai 0d
MENGELOMPOKKAN PEKERJAAN
Hal ini disebut outlining agar lebih mudah menganalisa dan
mengubah tugas menjadi rincian (Sub Task). Untuk itu yang Anda
lakukan adalah :
1. Lakukan pengeblokan baris pekerjaan yang akan dioutlining,
misalkan baris 2 sampai 4.
2. Klik Menu PROJECT, OUTLINE, INDENT, atau klik icon
INDENT (⎝), sehingga baris ke 1 tampak tercetak tebal
yang disebut Summary Task. Sedangkan baris 2 sampai
4 agak masuk kedalam disebut Subtask. Apabila Anda
melakukan kesalahan dalam melakukan pengelompokan
pekerjaan, kebalikan dari INDENT adalah PROJECT,
OUTLINE, OUTDENT. Sebagai latihan, lakukan hal yang
sama untuk daftar pekerjaan berikut ini :
Induk Cabang Induk Cabang Induk Cabang
1 2,3,4 18 19,20 34 35,36,37,38,39
5 6,7,8 21 22,23,24,25,26 40,41
9 10,11,12 27 28,29,30,31 42 43,44
13 14,15,16,17 32 33 45 46,47,48,49
3. Klik menu TOOLS, OPTIONS, VIEW, SHOW OUTLINE
NUMBER jika ingin menampilkan atau menyembunyikan
simbol (bullet) click menu Project, Outline, Show/Hide
Outline Symbols.
MEMBUAT HUBUNGAN ANTAR TUGAS
Jika kita ingin menghubungkan antar pekerjaan dapt meng-klik
ICON LINK dan jika ingin memutus klik icon UNLINK.
Dalam susunan pekerjaan, pekerjaan membuat lantai kerja dapat
dilakukan setelah pekerjaan menggali tanah. Dalam hal ini
pekerjaan menggali tanah disebut predecessor dari pekerjaan
membuat lantai kerja.
Dalam MS Prject ini dikenal adanya 4 hubungan tugas, yaitu :
a. FS = Finish to Start , artinya pekerjaan B baru dapat
dimulai setelah pekerjaan A selesai (jika urutan
pekerjaannya A – B)
b. FF = Finish to Finish, artinya pekerjaan A dan B harus
selesai bersamaan.
c. SS = Start to Start, artinya pekerjaan A dan B dimulai
secara bersamaan.
d. SF = Start to Finish, artinya pekerjaan A baru dapat
diakhiri jika pekerjaan B sudah dimulai.
LAG TIME DAN LEAD TIME
Ketika masing-masing pekerjaan dihubungkan adakalanya
terdapat tenggang waktu, artinya setelah pekerjaan A selesai 3
hari kemudian pekerjaan B baru dapat dimulai. Tenggang waktu
pekerjaan ini terdiri dari 2 macam, yaitu :
- Lag Time, yaitu tenggang waktu dalam bentuk
bilangan positif, yang ditulis setelah penentuan
hubungan pekerjaan, contohnya : 6FS+2.
- Lead Time, yaitu tenggang waktu dalam bentuk
bilangan negatif, yang ditulis setelah penentuan
hubungan pekerjaan, contohnya : 6SS-3.
35. membuat saluran talang tegak tukang batu(200), pembantu
36. membuat saluran air kotor dan hujan tukang batu(200), pembantu
37. membuat septic tank tukang batu, pembantu
38. membuat tandon tukang batu, pembantu(200)
39. memasang kloset bathtub tukang ledeng
40. pasang porselen dinding dan lantai tukang batu(200), pembantu
41. memasang avoer tukang batu
42. Pekerjaan Instalasi
43. instalasi air dan pompa tukang ledeng, pembantu
44. instalasi listrik tukang listrik, pembantu
45. Pekerjaan cat dan pelitur
46. mengecat dinding tukang cat(300), pembantu
47. mengecat plafond tukang cat(300), pembantu
48. mempelitur kusen dan daun jendela tukang cat(300), pembantu
49. pekerjaan cat dan pelitur selesai
MENGISI BIAYA TETAP (FIXED COST)
Yang dimaksud dengan biaya tetap adalah perhitungan bahan
/ material yang digunakan dalam suatu task/pekerjaan. Sebagai
contoh dalam melakukan pekerjaan cor pondasi dibutuhkan
berbagai material seperti penyekat, paku, bekisting, pasir,
semen, batu, dan lain-lain. Karena kompleksnya unsur yang
mempengaruhi biaya tetap, maka biaya tetap dilakukan diluar MS
Project, misalnya MS Excel, sehingga biaya yang dikeluarkan
adalah biaya yang telah melalui proses perhitungan secara pasti.
Selain itu pada umumnya biaya tetap tidak mempengaruhi cepat
atau tidak selesainya suatu pekerjaan. Berikut ini cara mengisi
biaya tetap :
1. Aktifkan Gantt Chart dengan meng-klik menu VIEW,
GANTT CHART.
2. Klik menu VIEW, TABLE, COST maka di layar akan
tampak tampilan sebagai berikut :
3. Ketik biaya tetap pada kolom FIXED COST sesuai task
name berikut ini :
Task Name Fixed Cost
Pembersihan lokasi 15000
Membuat gudang 200000
Pembuatan bouwplank dan pengukuran 125000
Membuat lantai kerja 1000000
Mencor pondasi dan sloof 2000000
Mencor kolom 200000
Mencor balok dan lisplank 500000
Mencor tangga 50000
Memasang bata 2250000
Membuat plesteran 1000000
Pekerjaan benangan 200000
Memasang kusen 5000000
Memasang pintu dan jendela 6000000
Memasang kuda-kuda 2000000
Memasang gording 3000000
Berikut ini adalah kolom-kolom yang terdapat pada tabel fixed
cost:
- Fixed Cost Accrual menentukan bentuk pembayaran
biaya tetap, apakah pada saat dimulai (start),
pembayaran berkala / diangsur (prorated), atau setelah
pekerjaan selesai (end). Dalam contoh diatas pekerjaan
instalasi diganti dengan end karena merupakan
pekerjaan borongan.
- Total Cost = Fixed Cost +Resource Cost (gaji kali jam
kerja). Contoh perhitungan Total Cost :
- Pembersihan lokasi =15000 + (1000 x 16), dimana
15000 adalah fixed cost, 1000 adalah upah
pembantu per jam, dan 16 adalah lama
mengerjakan pembersihan lokasi dalam satuan jam.
- Membuat gudang = 200000 + (128/2 +1500 +128/2
x 1000), dimana 200000 adalah fixed cost, 128
adalah waktu membuat gudang dalam satuan jam, 2
adalah jumlah tenaga yang mengerjakan yaitu
tukang kayu dan pembantu, 1500 adalah upah
tukang kayu per jam, dan 1000 adalah upah
pembantu per jam.
- Baseline = Total Cost apabila disimpan dalam Baseline
dan menjadi kontrol pengeluaran biaya (dibahas
selanjutnya)
- Actual =adalah biaya nyata yang secara otomatis terjadi
karena hasil tracking (dibahas selanjutnya)
- Remaining = sisa biaya yang masih diperlukan (Total
Cost – Actual Cost)
4. KONFLIK DAN KALENDER KERJA
Pada bagian ini akan dibahas mengenai cara mengatasi konflik
akibat kelebihan alokasi pekerjaan da kekurangan tenaga kerja,
juga kalender kerja. Dikenal 2 kalender kerja yaitu Base Calendar
dan Resource Calendar (kalender kerja yang berlaku untuk
sumber daya tertentu). Apabila kalender kerja telah diterapkan
maka besar kemungkinan akan terjadi masalah, dan Anda
sebagai manajer proyek akan lebih mudah mengatasinya dengan
program ini.
MENYUSUN KALENDER KERJA
1. Klik menu TOOLS, CHANGE WORKING TIME di layar akan
tampak seperti berikut ini :
2. Pastikan kalender yang aktif adalah kalender standard, lalu
klik NEW sehingga layar akan tertampil :
3. Ketik nama Base Calendar, misalnya : MEI 1999 lalu klik OK
dan pastikan penanggalan yang aktif adalah bulan Mei 1999.
4. Klik OPTIONS, tentukan hari pertama (WEEK STARTS ON) hari
Senin (Monday), jam kerja 1 minggu (HOURS PER WEEK) 48
jam, klik OK.
